Im besten Fall läuft die Anmeldephase entspannt ab: Zuerst schicken wir allen Newsletter-Abonnenten die Details zu unseren neuen Reisen zu und veröffentlichen sie 1-2 Tage später auf unserer Webseite. Mit der Veröffentlichung beginnt die Anmeldephase, und ihr könnt ab dann eine Reise bei uns buchen. Wir nehmen alle Anmeldungen chronologisch entgegen, können aber keine Plätze unverbindlich reservieren. Ihr schickt uns dazu einfach eine E-Mail, und wir senden euch anschließend die Unterlagen zur Buchung zu. Für gewöhnlich können wir 50 Plätze anbieten und ab 30 Mitreisenden findet die Gruppenreise statt.
Das heißt, bestenfalls haben wir ausreichend Zeit, um schon vorab alle Fragen ausführlich zu beantworten und euch alle nötigen Informationen zu geben. Zuletzt haben wir für unsere NHL-Reisen sofort nach der Veröffentlichung deutlich mehr Buchungen erhalten und die 50 Plätze waren sofort weg, sodass wir nach dem Posting erst mal 4-5 Stunden „Land unter“ waren. Mit diesem Blogartikel wollen wir euch auf diese Situation vorbereiten und euch einen Einblick geben, wie der Tag der Veröffentlichung bei uns abläuft und wie ihr auch für begehrte Reisen euren Platz bekommt.
Wie melde ich mich an?
Die Anmeldung erfolgt per E-Mail. Ihr bekommt alle Informationen zur Reise mindestens einen Tag vor Veröffentlichung, wenn ihr den Newsletter abonniert habt (jetzt anmelden). Der Newsletter bedeutet nicht, dass ihr euch vorab anmelden könnt, sondern gibt euch die Möglichkeit, vor dem Anmeldestart zu klären, ob ihr Urlaub nehmen könnt, euch mit eventuellen Zimmerpartnern abzusprechen und grundsätzlich zu überlegen, welche Reise euch gefällt. Wenn ihr buchen möchtet, schickt ihr uns ab Anmeldestart eine E-Mail mit euren Daten (Name, Telefon, E-Mail, Anschrift), euren Zimmerpartnern und dem gewünschten Zimmertyp. Da wir alle Anmeldungen ab Start chronologisch entgegennehmen, solltet ihr die E-Mail direkt in der ersten Minute abschicken, wenn ihr sicher seid, dass ihr mitkommen möchtet und könnt.
E-Mail ist raus! Wie geht es weiter?
Wir nehmen alle Anmeldungen chronologisch entgegen. Auch wenn wir gerne alles digitalisieren, ist der Prozess manuell: Wir lesen die Mails, ordnen sie chronologisch und vergeben die Plätze nach dem „first come, first served“-Prinzip, bis alle belegt sind. Anschließend füllt sich nach demselben Prinzip die Warteliste. Wir antworten euch noch am selben Tag, egal ob ihr einen Platz bekommen habt oder auf der Warteliste steht.
Wenn die Nachfrage so hoch ist, dass eine Reise bereits in der ersten Minute ausverkauft ist, sortieren wir alle Mails der ersten Minute (z.B. bei Anmeldestart um 10 Uhr von 10:00:00 bis 10:00:59) per Zufall in Excel und nehmen die Anmeldungen von oben nach unten entgegen, bis alle Plätze vergeben sind. Anschließend geht es chronologisch nach Eingang der Mail weiter. Warum diese Ausnahme? Ihr könnt zwar sekundengenau um 10:00:00 den Senden-Button klicken, habt aber keine Kontrolle darüber, wann euer Mailserver die Nachricht auch tatsächlich verschickt. Wer sich bei uns in der allerersten Minuten anmeldet, soll am Ende nicht an einem langsamen Mailserver scheitern. Daher haben alle Anmeldungen der ersten Minute die gleiche Chance.
Übrigens: Wenn wir zwei oder drei Reisen gleichzeitig online stellen und ihr euch nicht entscheiden könnt, welche ihr buchen möchtet, schickt uns gerne eine Anmeldung für mehrere Touren mit eurer Präferenz. So erhöht ihr eure Chancen bei hoher Nachfrage, stellt aber gleichzeitig sicher, nicht versehentlich beide Reisen zu buchen.
Kann ich einen Platz reservieren?
Wir können keine Plätze reservieren, wissen aber, dass die Urlaubsplanung in größeren Unternehmen manchmal länger dauert. Daher geben wir euch bei Reisen, die nicht sofort ausgebucht sind, gerne zwischendurch eine Info, wie viele freie Plätze noch vorhanden sind und Bescheid, wenn sich eine Reise dem Ausverkauf nähert.
Wir bevorzugen niemanden bei der Anmeldung, egal ob ihr euch zum ersten Mal anmeldet oder schon mehrfach mitgeflogen seid. Wir starten die Anmeldungen immer bei null, mit wenigen Ausnahmen: Die Reiseleiter und ihre Partner im selben Zimmer müssen sich nicht sekundengenau anmelden. Dasselbe gilt für Leute, die bei SportFanReisen mitarbeiten – denn ohne die gäbe es weder unsere Reisen noch diesen Text hier. Außerdem bieten wir seit letzter Saison Mitreisenden, die weniger als einen Monat vor Abflug krankheitsbedingt absagen mussten, die Möglichkeit, in der folgenden Saison einen Platz zwischen Newsletter und Anmeldestart zu buchen. Wir finden, wer den Anmeldeprozess schon einmal erfolgreich durchlaufen hat, sich monatelang auf die Tour freut, kurz vor dem Ziel doch nicht mitkommen kann und dafür noch Stornokosten zahlt, dem wollen wir wenigstens auf diesem Weg ein Trostpflaster geben können. Diese Ausnahmen sind selten. Konkret heißt das: Wir hatten bisher immer mindestens 50 freie Plätze verfügbar.
Warteliste – Wie läuft das ab?
Sobald alle Plätze belegt sind, füllen wir auf dieselbe Art chronologisch die Warteliste. Das erste, was wir bei einer Reise mit hoher Nachfrage prüfen, ist, ob wir bei allen Reisebausteinen noch etwas mehr Kapazität bekommen. Daraus ergeben sich 2-3 weitere Plätze, und manchmal gibt es kurz nach der Anmeldung Stornierungen. In den ersten zwei Wochen sind die Chancen am höchsten, von der Warteliste in die Anmeldeliste zu rutschen. Wenn ihr könnt, wartet diese zwei Wochen ab. Danach behalten wir euch weiterhin auf der Warteliste. Mit einem Platz auf der Warteliste habt ihr keinerlei Verpflichtung, aber einen „Fuß in der Tür“, wenn Leute absagen. Wird ein Platz frei, habt ihr eine Bedenkzeit und könnt euch entscheiden, ob ihr den Platz auch annehmen möchtet. Unsere Stornoquote ist erfahrungsgemäß gering, aber es kommt vor, dass wir uns nach einigen Wochen oder Monaten, oder kurz vor Reisebeginn, melden. Die Info, auf welchem Platz der Warteliste ihr steht, hilft selten: Wenn z.B. ein Doppelzimmer absagt und ihr seid auf Platz 14 und 15 der Warteliste, könntet ihr trotzdem direkt nachrücken, sollten vor euch nur Dreier- und Viererzimmer stehen.
Wieso genau dieses Prinzip?
Nach unserem heutigen Wissensstand ist dieser Weg die fairste Lösung, bei der wir alle gleich behandeln und wir als Reiseveranstalter bestmöglich planen können. Wir sind offen für Vorschläge und lernen gerne dazu. Wenn wir bei einer Tour 50 Plätze anbieten können, aber über 100 Leute mitfliegen wollen, dann klingt das rein wirtschaftlich gesehen super. Es fühlt sich aber nicht nur für euch, sondern auch für uns alles andere als gut an, wenn wir an einem Tag mehr Leuten die Mundwinkel nach unten als nach oben zaubern. „Rein wirtschaftlich“ wäre wohl die logische Konsequenz, diese Reisen im nächsten Jahr einfach teurer zu machen oder ohne Rücksicht auf Verluste doppelt und dreifach so viele Leute mitzunehmen. Deshalb haben wir aber SportFanReisen nicht angefangen, und dahin entwickeln wir uns auch nicht. Wir möchten keine exklusive Privatveranstaltung für bisherige Mitreisende oder Leute mit großem Geldbeutel sein. Und wir werden immer nur so viele Leute mitnehmen, dass ihr jederzeit und mit jedem Anliegen immer auf uns zukommen könnt und wir erreichbar bleiben.
